Open Space - gekürzte Fassung aus Wikipedia

Ziel

Ziel ist, in kurzer Zeit mit einer großen Zahl von Menschen zu einem umfassenderen Thema wesentliche Teilthemen innovativ und lösungsorientiert zu bearbeiten und eine Aufbruchstimmung zu erzeugen (oder zu nutzen). Je nach Zielsetzung und Durchführungsvariation kann am Ende der Open Space Veranstaltung eine Handlungsplanung stehen, in der sich Teilnehmer zur Umsetzung von Ideen aus den Arbeitsgruppen verabreden. Diese Handlungsplanung kann auch sehr konkret erfolgen. Das Ergebnis des Open Space kann z.B. eine Checkliste zur sofortigen Umsetzung sein.

Methode

Open Space schafft einen stabilen methodischen Rahmen, in dem viele Menschen selbstorganisiert und selbstverantwortlich ihre Anliegen gemeinschaftlich bearbeiten können. Es gibt keine vorgegebenen einzelnen Themen. Jeder kann ein Anliegen, das ihm besonders am Herzen liegt, vorantreiben. Das können komplexe und dringliche gemeinsame, aber auch persönliche Fragen und Themen sein. Sie werden erst zu Beginn der Veranstaltung formuliert. Auch Konflikte können bearbeitet werden. So entsteht ein großer „Themen-Marktplatz“, auf dem sich die Teilnehmer zu Themengruppen zusammenschließen. Die Methode ermöglicht, wenn sie richtig durchgeführt wird, eine breite Beteiligung, erzeugt gegenseitiges Verständnis und Energie für die Umsetzung der gemeinsam erarbeiteten Ideen.

Themen

Open Space steht immer unter einem Generalthema. Geeignete Themen haben eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften:

• Dringend – es brennt den Teilnehmenden unter den Nägeln, es betrifft sie/geht sie an/berührt sie, und die Lösung hätte gestern bereits vorliegen sollen
• Breit angelegt – Raum für neue Ideen und kreative Lösungen
• Komplex – es gibt viele verschiedene Ideen und Wege, es kann nicht von einer Person gelöst werden
• Wichtig – von zentraler Bedeutung für die Zukunft des Systems

Mögliche Themen sind beispielsweise: Stadtteilentwicklung, drohende Werksschließung, Probleme mit der Produktqualität, Entwicklung eines Bildungsprogrammes, Fusion zweier Firmen, Projektentwicklung, Konzept für Großbauten, Kirchenentwicklung, Umstrukturierung, usw.

Teilnehmer

Bei Open Space gibt es nicht den richtigen oder falschen Teilnehmer. Jeder ist willkommen, der oder die sich direkt betroffen und motiviert fühlt, etwas verändern zu wollen. Es sollen möglichst unterschiedliche Menschen eingeladen werden (Berufsgruppen, Verantwortungsbereiche, Alter, aber auch Kunden, Nachbarn, etc.), darunter die wesentlichen Meinungsmacher und Multiplikatoren.

Regeln

Im Open Space gibt es vier Prinzipien (eigentlich eher Beobachtungen, wie sich die Welt zeigt)

• Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute – einer oder 25 ist egal, und jeder ist wichtig und motiviert.
• Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte – Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich.
• Es beginnt, wenn die Zeit reif ist – wichtig ist die Energie (nicht die Pünktlichkeit)
• Vorbei ist vorbei – Nicht vorbei ist Nicht-vorbei – wenn die Energie zu Ende ist, ist die Zeit um.

und ein Gesetz:

Gesetz der zwei Füße

Das Gesetz der zwei Füße ist Ausdruck der Freiheit und Selbstverantwortung: Der Teilnehmer bleibt nur so lange in einer Gruppe, wie er es für sinnvoll erachtet, also solange er etwas lernen und/oder beitragen kann.

Hummeln und Schmetterlinge

Wenn Menschen das Gesetz der zwei Füße anwenden, zeigen sie manchmal Verhaltensweisen, die metaphorisch mit den Begriffen „Hummeln“ und „Schmetterlingen“ ausgedrückt werden könnten: „Hummeln“ flattern von Gruppe zu Gruppe und bilden eine Brücke zwischen den Themen durch häufige Gruppenwechsel, die „Schmetterlinge“ flanieren und pausieren, sind einfach da und „sind schön“.

Dafür gibt es ein ganzzeitig zugängliches Pausenbuffet mit Fingerfood (Nüsse, Obst, Gemüse und Dips, Kaffee, Tee, Wasser und Saft), das sich über Mittag in ein Lunchbuffet verwandelt, um die größtmögliche Flexibilität für die Teilnehmenden in ihrer Tagesgestaltung zu gewährleisten

Ablauf Schritt für Schritt

1. Zu Beginn sitzen alle Teilnehmer in einem Kreis. Der Veranstalter begrüßt die Teilnehmer und erklärt Ziele, Grenzen und Ressourcen bei der Umsetzung.

2. Der Begleiter führt in Thema und Verfahren ein und „öffnet den Raum“. Dabei geht er im Innenkreis herum und ist für alle präsent und sichtbar.

3. Inhalte und Organisation ergeben sich aus den Anliegen der Teilnehmenden. Alle können ein Anliegen einbringen. Anliegen sind Themen, die "unter den Nägeln brennen" und für die jemand Verantwortung übernehmen will.

4. An einer großen Packpapier-Wand werden die Anliegen den Zeiten und verfügbaren Arbeitsräumen zugeordnet ("Anliegenwand").

5. In der Marktphase wird über Anfangszeiten und Räume verhandelt, und jeder trägt sich bei jenen Themen ein, die ihn interessieren.

6. Gruppenarbeitsphase: Die Teilnehmenden arbeiten in dieser Zeit selbstorganisiert, geleitet vom Gesetz der zwei Füße und den Grundsätzen des Verfahrens. Die „Einladenden“ der Arbeitsgruppen werden gebeten, die Ergebnisse der Gruppenarbeit zu dokumentieren, damit sie auch den anderen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden können.

7. An der Dokumentationswand werden die Ergebnisse aus den Gruppenarbeitsphasen zeitnah für jeden sichtbar aufgehängt.

Auswertung und Umsetzung

Mit der Schlussrunde ist der Kern eines Open Space im Grunde beendet. Je nach Organisations- und Abhängigkeitsgrad der Teilnehmer untereinander haben sich in der Vergangenheit unterschiedliche Möglichkeiten herausgeschält, die Ergebnisse auch anderen sichtbar zu machen oder gar weitere Projektschritte gemeinschaftlich zu entwickeln. Die Einberufer protokollieren die wichtigsten Punkte ihrer Ergebnisse. Das Begleitteam hängt die Protokolle an der Dokumentations-Wand aus. Das ermöglicht allen Teilnehmenden, sich zu jeder Zeit einen Überblick über die Zwischenergebnisse zu verschaffen. Die Protokolle werden als Kopien oder elektronisches Dokument für jeden Teilnehmer zur Verfügung gestellt.

Stärken und Gefahren

Stärken

• Komplexe Themen werden von vielen Menschen in sehr kurzer Zeit umfassend bearbeitet.
• Viele Leute sind bereit, sich für eine Sache nachhaltig zu engagieren.
• Fördert viele Ideen für Maßnahmen und die Motivation für Gruppen, diese dann auch umzusetzen.
• Wirkt immer gemeinschaftsbildend – man lernt sich neu und näher kennen, als dies zuvor im Arbeitsalltag möglich war.
• Zum Schluss liegt eine Dokumentation aller bearbeiteten Themen für alle Teilnehmer bereit, als Basis für die weitere Zusammenarbeit.

Gefahren

• Wenn die Organisation die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der Ergebnisse nicht bereitstellen kann, schadet eine Open-Space-Veranstaltung – ungeachtet der Qualität der Ergebnisse auf dem Treffen. Motivation wandelt sich in Frustration.
• Gruppen sprechen heikle Themen eventuell gar nicht oder nicht offen an, wenn die Teilnehmenden an dem Willen des Einladenden zweifeln, Verabredungen einzuhalten oder Ergebnisse umzusetzen.
• Das Thema des Open Space trifft nicht den "Nerv" der Teilnehmenden.
• Bei erzwungener Teilnahme besteht die Gefahr, dass die Arbeitsgruppen nicht konstruktiv arbeiten.

Nach der Konferenz

Der Erfolg einer Open-Space-Konferenz steht und fällt mit der Umsetzung der entstandenen Ideen. Oft sind die Teilnehmer danach so stark motiviert, dass von selbst die vielfältigsten Aktivitäten entstehen. Die Umsetzung muss aber immer unterstützt und begleitet werden. Dafür ist der Steuerkreis zuständig. Regelmäßig wird geprüft, welche Projekte welche Unterstützung benötigen. In Unternehmen muss das Management die benötigten Ressourcen für die Umsetzung bereitstellen (Arbeitszeit, Geld, Handlungsspielraum, etc.). Bei komplexeren Themen müssen feste Projektteams gebildet oder Gruppen weiter aufgeteilt werden.