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09.07.2019

Optimierte Abläufe: Kundenaufrufsystem für das Bürgerbüro wurde installiert

Durch die Installation eines Kundenaufrufsystems wurden die Arbeitsabläufe innerhalb des Bürgerbüros der Stadt Netphen jetzt noch stärker optimiert. Da durch den neuen Wartebereich eine räumliche Trennung zum Bürgerbüro geschaffen wurde, sollte auch das Aufrufen der Kunden vereinfacht werden.

An dem Ticketdrucker im Wartebereich des Bürgerbüros können die Wartenummern gezogen werden.
An dem Ticketdrucker im Wartebereich des Bürgerbüros können die Wartenummern gezogen werden.

So funktioniert das Kundenaufrufsystem:

Im Wartebereich befinden sich ein Ticketdrucker sowie ein Fernsehbildschirm. Sobald ein Kunde den Wartebereich betritt, zieht er sich an dem Ticketdrucker eine Wartenummer. Diese erscheint dann automatisch zur selben Zeit auf dem Fernsehbildschirm. Die Mitarbeiter des Bürgerbüros haben auf ihren Computern ein Programm mithilfe dessen sie die wartenden Kunden, beziehungsweise Nummern, angezeigt bekommen. Sobald die Mitarbeiter freie Kapazitäten haben, rufen sie die wartenden Kunden auf. Die Kunden bekommen auf dem Fernsehbildschirm angezeigt welche Wartenummer aufgerufen wurde. Zusätzlich ertönt ein akustisches Signal. Außerdem wird auf dem Bildschirm angezeigt, zu welchem Tisch der aufgerufene Kunde sich begeben soll. Die Tische im Bürgerbüro sind durch passende Schilder gekennzeichnet.

Die Tische im Bürgerbüro sind durch passende Schilder gekennzeichnet.
Die Tische im Bürgerbüro sind durch passende Schilder gekennzeichnet.

Der Sofort-Aufruf der Wartenummern ist ein Bestandteil, denn das Projekt „Kundenaufrufsystem“ befindet sich derzeit noch im weiteren Ausbau. Künftig soll es möglich sein, Termine über das Smartphone oder die Internetseite zu buchen und auch den Grund des Termins anzugeben, damit die Mitarbeiter sich schon im Voraus passend auf das Anliegen des Kunden vorbereiten können. Zurzeit ist für die Kunden auf dem Bildschirm „nur“ ersichtlich, wie viele Personen noch vor ihnen warten, in Zukunft soll auch eine durchschnittliche Wartezeit ermittelt werden. Schon jetzt befinden sich auf den Wartenummern QR-Codes, über welche die Kunden auch mit dem Smartphone anstelle des Fernsehbildschirms ihren Platz in der Warteliste einsehen können. So können die Kunden persönlich für sich abwägen, ob während des Wartens beispielsweise noch Zeit für Erledigungen oder einen Kaffee ist. 

Kundenaufrufsystem
Kundenaufrufsystem

„Insgesamt wird durch das Kundenaufrufsystem das zeitliche Management gesteigert. Sowohl für die Kunden als auch die Mitarbeiter wird der gesamte Ablauf stressfreier, schneller und optimierter“, so Jan-Leon Seidel, der sich als Auszubildender der Stadt Netphen im Rahmen seiner Abschlussarbeit mit der Umsetzung des Kundenaufrufsystems beschäftigt hat.